福井の気づきブログ

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メールのやり取りって大事です!

2015-01-16

カテゴリー「KJWORKS福井のこと・学び事

投稿者 福井綱吉

メールって神経質なツールですね。

 

顔見れば相手の機嫌の善し悪しがわかる。

会話すれば誤解も解ける。

話し合えば意気投合できる。

喧嘩も顔見て話し合えば納まる。

作文であれば、誤解のないように丁寧に書こうとする。

 

けど、メールって、ついつい結論だけ伝えてしまうことが多く・・・

ついつい相手を傷つけることにもなりかねず・・・

メール飛ばしたら放ったらかしってことも多々見受けられます。

メールって本当に気配りと文字選び、冷静な気持ちでの対応が要求されるモノです。

 

KJ WORKSでも往々にメールで失礼なことの実例も多々あるように感じられ・・・

そこで、社内スタッフに対して、メールに対する決め事を以下のように励行してもらいます。

 

メールのやり取りについて(メールが届いたらすべきコト)

※分け隔ての無い気配りメールで対応の励行。

※先ず相手の立場でメール内容を察する返信の励行。

① 即返信の癖付励行 (先方に安心感と信頼が芽生える)

・お客様を含めて関係会社や関係する人たちからメールが届いたら、即返信することを基本とする。

・即答メールと同時に自分自身の携帯やパソコンにBccでメール転送することで先方からのメールを忘れないようにする。

 

・常に定期的なメールチェックで、即返信の癖付を自身に躾ける。

・即答できない内容には、メールに気づいた段階で先ず、現状報告のメール返信したのち、改めて調査後の結果報告をする。

・当日の結論が出ない場合でも、先ずは当日中の経過報告のメールを返信する。

 

・メールのやり取りの最後は自分自身で返信して完結する。最後の送信はコチラ!

・社内や業者間で双方合意の結論メールと成ればあえてコチラのメールにこだわることは無い。

 

② メールの返事を待たせないコト。

・翌日とか翌々日のメール返信となると、先方に苛立ちやストレスを溜めこませる原因となる⇒信頼関係は宿らない。

・同じ返事をするのであれば、喜ばれる即返信が大切。

 

★ 最近、メールで笑顔を感じられる時があります。

★ 笑顔の伝わるメールに努力しないとダメですね!

★ 喜ばれるメールができるようになれば、もう鬼に金棒です!

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