福井の気づきブログ

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分け隔ての無いメール対応の励行。

2015-01-19

カテゴリー「伝えたいコト

投稿者 福井綱吉

今日も「福井の気づきブログ」にお越しいただき、ありがとうございます。

メールによる挨拶や会話って難しいですね。

 

人の話が良く最後まで聞ける人。

相手の人に常に気配りのできる人。

自然体で物事を考え、対応できる人。

相手の立場で物事を聞ける人。

 

そんな人のメールはきっと、相手の人に笑顔をもたらし、信頼や安心感ももたらすことは確実だと思います。

けど、そんな人ばかりいるわけでもなく、事実、私も会社を始めてから37年目にもなるのですが、まだまださっぱりです。

 

今日の社内会議で、届いたメールに対しての対応策をスタッフ全員に次のように励行することを決めました。

①お客様を含め関係会社や関係の人からのメールが届いたら、即返信することを基本とする。

・即答メールと同時に自分宛にもBccでそのメールを携帯とパソコンに転送しておくコト。

・そうすることで、受信メールの内容はBccで再度受信欄に再受信されるから決して忘れることはありません。

 

・メールを定期的にチェックすることで、即、返答の癖付をする。

・即答できない内容については、メールで先ず現状を返送メールで報告して、改めて調査後に再メールする。

・その日のうちに結論が出ない場合は、先ずその日のうちに経過報告して、後日、改めて報告する。

 

・メールのやり取りは、基本的に最後の送信はコチラで完結する。

・因みに、社内等内輪や業者間で、双方合意となる結論がつけばそれはそれで納得の段階でメールを止めても良い。

 

②即返答の癖付は、相手の方に安心感と信頼感をもたらす。

 

③来たメールの返事を2~3日も放置すると、相手が返事の遅れに苛立ち、逆にストレスを溜めこませてしまう結果となる。

⇒ その結果、信頼関係は宿らないし、信用もされなくなる!

 

④要するに、せっかくメールをいただいたのだから、喜ばれることに繋がる返事をしないと勿体無さすぎます!

 

ほんと、メールって数珠に訓練すれば、ドでかい財産となります!